EVALUASI UNTUK ORGANISASI NON PROFIT

Organisasi non-profit diatur dan diarahkan dengan baik dan dengan sungguh-sungguh pada berbagai bidang. Sebagian dari keberhasilan yang diperoleh dewan dan stafnya yaitu komitmennya terhadap suatu proses untuk mengevaluasi permasalahan dan mengembangkan secara sistem sistematis untuk berbuat yang lebih baik lagi. Hal tersebut dapat dilakukan dengan memperhatikan beberapa langkah berikut ini:

1.       Keakuratan diagnosis situasi organisasi saat ini dengan mengenali wilayah/bidang garapan yang mempunyai peluang terhadap perubahan yang positif.

2.       Pemisahan permasalahan menjadi kebutuhan yang memerlukan perhatian segera dan dapat menangani permasalahan berikutnya.

3.       Membangunan konsesnsus dewan dan staf sehingga permasalahan yang telah diketahui dapat ditangani dengan bijak, hati-hati, dan penuh kesabaran.

4.       Membangun jadwal yang realistik, affordable (dapat menghasilkan), secara tahunan untuk implementasi perubahan.

5.       Melanjutkan proses diagnosis, evaluasi dan perbaikan diri (self-improvement) setiap tahun.

 

Perkiraan Kekuatan, Kelemahan, Permasalahan dan Peluang

Diagnosis kekuatan, kelemahan, permasalahan dan peluang suatu organisasi saat ini meliputi asesmen yang dilakukan pada berbagai wilayah dan mengevaluasi organisasi dari berbagai sudut pandang. Proses tersebut meliputi ajuan pertanyaan mengenai bagaimana sebaiknya mengukur organisasi pada taraf yang ideal. Cecklist berikut ini akan merupakan titik awal yang baik bagi penelahaan (assessment) proses keorganisasian.

Misi, Imej, dan Dukungan Kasus (Mission, image, and Case for Support)

Misi.

Sebuah organisasi yang kuat salah satunya tujuannya adalah relevansi kebutuhan masyarakat yang dilayani sekarang ini serta keperluan (kebututuhan) dewan serta konstituen yang diketahuinya dengan baik.

Apakah pernyataan misinya mutakhir atau sudah ketinggalan jaman (misalkan, bagaimana kesesuaiannya dengan kondisi aktual pada pelaksanaan yang sedang dikerjaan oleh organisasi?) Bagaimana seharusnya pernyataan misi diterjemahkan dalam kegiatan sehingga lebih menggambarkan tujuan dari organisasi tersebut?

Apakah misi itu sendiri relevan dengan kebutuhan yang sedang ditangani (misalkan, apakah masih terdapat alasan yang jelas antara misi dengan keberadaan organisasi? Dapatkah misi tersebut dilaksanakan secara konkrit sehingga tidak menimbulkan keraguan pelaksanaannya? Apakah sebaiknya misi tersebut diperluas atau dirubah agar lebih relevan dengan kebutuhan masa kini?)

Siapa yang dilayani (misal, siapa kliennya?) apakah beragam sifatnya atau secara khusus difokuskan pada sebuah kelompok kecil? Apakah sebaiknya sasarannya diperluas, apa langkah konkrit untuk memenuhi hal tersebut?

 Imej.

Organisasi sebaiknya dikenal dan dihargai dengan dalam masyarakatnya dan diantara para konstituennya.

Apakah nama organisasinya mengartikan ‘seseorang’ atau ‘sesuatu’ dalam masyarakatnya? Bagaimana kedekatan orang-orang dengan kegiatan-kegiatan organisasi? Apakah diperlukan seseorang yang ‘berpengaruh’ yang sebaiknya mengetahui dan mengenal organisasi tersebut namun bagaimana kalau tidak mengetahui? Bagaimana profil organisasi dapat ditingkatkan?

Apa reputasi yang dipunyai organisasi? Apakah dikenal atau dihargai dengan baik? Apakah terdapat cerita masa lalu (yang kurang baik) atau yang bertentangan dengan imej yang ditampilkan? Bagaimana mengatasinya?

Dukungan Kasus.

Organisasi sebaiknya menampilkan suatu sodoran kasus yang mendukung baik bagi klien maupun bagi kontributornya.

Bagaimana meyakikan hubungan organisasi dengan para pengguna jasanya dan pada penyokonmg dana? Apakah pelayanan, aktifitas, dan program-program dari organisasi diperlihatkan dengan cara yang menarik partisipasi sepenuhnya?

Bagaimana kejelasan dan kesederhanaan akan kebutuhan keuangan yang dirancang organisasi dalam memperlancar penanganan kasus?

Apakah para kontributor memberikan beragam menu yang cukup terhadap pemberian peluang/ kesempatan? Apakah para donor berusaha memenuhi tujuannya sebagai pengakuan atau terdapat kebutuhan lainnya yang belum terpenuhi dalam pananganan kasus?

 

Isu Sumberdaya Manusia (Dewan, Staf, dan Relawan)

Manpower Issues (Board, Staff, and Volunteers)

Dewan.

Anggota dewan sebaiknya aktif, memikirkan keseluruhan urusan organisasi, bertanggung jawab terhadap pengumpulan dana, dan mengikuti perkembangan para stafnya dalam melakukan kegiatan sehari-hari terhadap organisasi.

Apakah para anggota dewan mengetahui apa yang diharapkannya (dilakukannya)? Apakah organisasi percaya terhadap uraian kerja (job description) atau manual dewan? Apakah dewan melakukan pertemuan secara teratur? Apakah mereka memberikan atau mengumpulkan uang? Apakah mereka memebuat/ memperkirakan anggaran yang sesuai? Apakah mereka turut serta dalam memikirkan program dan perencanaan oragnisasi?

Apakah diatur (tertata) secara hukum dengan cara dimana ada anggota dengan yang tidak aktif atau tidak efektif dapat diganti dengan cepat serta tidak menyakitkan?Apakah ada anggota dewan khusus yang sebaiknya diberi ruangan tertentu daripada anggota lainnya agar ia dapat lebih aktif bekerja?

Apakah para pejabatnya melakukan peranan kepemimpinan yang sesuai? Apakah terdapat struktur komite yang efektif?

 Staf.

Organisasi sebaiknya memiliki staf yang berkualitas dan terlatih baik yang mampu melakukan tugas kegiatan yang cukup luas. Organisasi seharunya memaksimalkan kekuatan kerta dan sebaiknya kebijakan personalia didokumentasikan yang mencerminkan rasa kejujuran akan nilai-nilai moral yang baik.

Apakah keterampilan dan kualifikasi para anggota staf individu? Apakah mungkin organisasi memiliki orang-orang terbaik pada masing-masing pekerjaan? Jika tidak, apakah ada permasalahan yang berkaitan dengan kompensasi, pengurangan rekruitmen dan menyewa tenaga kerja, atau bentuk-bentuk lainnya?

Apakah stafnya cukup? Apakah uraian kerjanya lengkap dan mutakhir? Apakah Apakah rencana organisasi sudah tepat?

Apakah ada kebijakan personil? Apakah kebijakan tersebut telah ditulis? Apaah terdapat prosedur yang teratur bagi evaluasi staf? Apakah berjalan? Bagaimana tingkat moral stafnya? Bagaimana meningkatkannya?

Sukarelawan.

Dalam organisasi yang sangat membutuhkan sukarelawan, setiap individu harus sungguh-sungguh /dapat dipercaya (be committed), berikan tuga yang jelas, dan perhargaan atas pekerjaan yang dilakukannya.

Apakah relawan cukup banyak? Apakah ada keterampilan yang tidak sesuai dengan bidang relawan miliki? Bagaimana memenuhi kebutuhan relawan yang banyak sesuai dengan bidangnya?

Apakah tugas-tugas dan kegiatan relawan terorganisasi dengan baik dan masih mencukupi? Apakah tugas tersebut dijelaskan secara tertulis? Apakah terdapat sistem untuk mengulas dan follow-up untuk memastikan tugas-tugas telah terpenuhi?

Apakah relawan sungguh-sungguh dalam bekerja? Apakah mereka dapat dipercaya? Pernahkan mereka memikirkan dan membicarakan mengenai pentingnya pekerjaan yang mereka lakukan? Apakah terdapat sistem penghargaan terhadap mereka?

Keuangan (Finances)

A.Manajemen keuangan.

Keuangan organisasi seharusnya menunjukkan manajemen yang bijak (hati-hati, cermat), penyesuaian dan memperbaiki kelalaian dan pengendalian, serta sistem yang tepat untuk memprediksi jalur-jalur penghasilan dan pembiayaan.

A.      Apakah catatan keuangan dicatat secara tepat serta memberikan pernyataan (laporan) yang dihasilkan berkali-kali dan dengan tepat? Apakah tokoh anggota dewan memberikan penilaian yang cermat dan ulasan terhadap laporan keuangan? Apakah pengendaliannya memenuhi standar akuntasi yang diterima secara luas? Apakah terdapat laporan lain diluar buku yang ada?

B.      Apakah balance sheet (laporan neraca) dan income statement (laporan rugi laba) menunjukkan secara historis manajemen keuangan yang hati-hati (cermat)? Apakah terdapat akumulasi penurunan dan jika demikian, strategi apa yang dapat mengatasi permasalahan tersebut? Apakah terdapat cash cadangan? Apakah ada sumbangan ?

C.      Apakah anggaran dipersiapkan dengan baik pada tahun fiskal mendatang? Apakah anggaran telah direkonsiliasi cukup baik untuk mengantisipasi permasalahan? Apakah dapat memproyeksi aliran cash yang tersedia? Dapatkah memproyeksikan pendapatan dan pembiayaan serta menganalisa laporan masing-masing kegiatan dan program? Apakah terdapat proyeksi anggaran setiap tahunnya?

B. Pendapatan dan pengeluaran.

Terkecuali berada pada lingkaran yang tidak biasa, organisasi sebaiknya memperoleh dan menambah uang yang cukup setiap tahunnya untuk membiayai operasi kegiatan.

A.      Apakah terdapat keseimbangan yang tepat antara pendapatan dan pengeleuaran yang dikontribusikan? Rasionya akan sangat tergantung pada jenis organisasi. Apakah sumber pendapatan cukup terbatas? Apakah organisasi sangat tergatung pada sumber donor tunggal atau beberapa kontributor besar?

B.      Apakah layak biaya yang tersedia dengan pelayanan atau produk yang diberikan? Apakah terdapat sistem yang dapat menganalisis dan mengendalikan biaya?

C.      Apakah organisasi berjalan pada saat surplus stau defisit setelah semua pendapatan (penyaluran dan penghasilan) dipertimbangkan? Jika polanya berjalan defisit, dapatkah merubah polanya tersebut?

D.      Apakah terdapat program pengumpulan dana yang teratur baik?Apakah anggota dewan dan relawan lainnya sama-sama bertanggungjawab? Apakah ada informasi para donor yang terkumpul, terbaru, terorganisasi, dan strategi yang digunakan? Apakah para donor memperoleh ucapan terima kasih atau imbalan penghargaan yang sesuai?

Aktifitas dan Program (Activities and Programs)

A. Audit sumber daya.

Program-program organisasi sebaiknya memenuhi kebutuhan para konstituen dan masyarakat. Mereka seharusnya diadministrasi (dikelola) dengan baik.

Program dan kegiatan organisasi seharusnya benar-benar dibutuhkan atau diinginkan dan jika demikian siapa yang membutuhkan? Berapa banyak orang (klien, masyarakat, beneficiary) yang menderita jika organisasi menyimpang dari bisnisnya?

Program, pelayanan dan kegiatan apa yang diorganisasi dengan baik? Bagaimana hal tersebut dapat memenuhi kebutuhan klien atau masyarakat? Bagaimana hal tersebut dapat ditingkatkan

Program, pelayanan dan kegiatan apa yang kurang diorganisasi dengan baik? Apakah sebaiknya dihentikan? Jika tidak, bagaimana caranya agar hal tersebut menjadi lebih berhasil?

B. Posisi.

Organisasi sebaiknya menunjukkan keuntungan keunikannya dengan memanfaatkan program dan pelayanan-pelayanan unggulan. Hal tersebut akan dihargai dengan baik oleh para persaingan yang ada.

Dengan ‘apa’ keberadaan dan kegiatan dari organisasi berkompetisi? Sebaik apa programnya dalam hubungan dengan kompetisi?

Bagaimana organisasi diperluas sasarannya terhadap kelompok konstituen yang makin luas dan memperkuat loyalitas pengguna jasa yang sedang berjalan?

 Perencanaan dan Evaluasi (Planning and Evaluation)

Perencanaan. Dewan dan staf organisasi sebaiknya terlibat dalam perencanaan jangka pendek dan jangka panjang setiap saat.

1.       Bagaimana menjelaskan tujuan, sasaran dan strategi dengan baik selama dua tahun mendatang? Selama lima tahun mendatang? Apakah perencanaan terartikulasi dengan baik yang memberi blueprint aksi?

2.       Bagaimana efektifitas proses perencanaan? Siapa yang terlibat dan siapa yang tidak?

3.       Bagaimana keterlibatan dewan, staf, konstituen (pihak-pihak yang berkepenntingan) dan masyarakat? Apakah terdapat aktifitas baru yang perlu direncanakan dan duji sebelum benar-benar diterapkan?

4.       Apakah proses perencanaan melakukan realisasi perhitungan keuangan? Apakah terdapat proyeksi pendapatan dan pembiayaan yang konservatif? Bagaimana keberadaannya pada perencanaan yang meliputi anggaran tahunan?

Evaluasi. Sistem evaluasi seharusnya mengukur penampilan sasaran dan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Dari waktu-ke waktu, evaluasi sebaiknya menggunakan objektifitas dan profesional ahli dari luar.

1.       Bagaimana aktifitas organisasi secara umum dan aktifitas secara khusus, kegiatan tertentunya dievaluasi? Apakah evaluasi berdasarkan ada sasaran kuantitatif  yang telah ditetapkan?

2.       Seberapa sering evaluasi dilakukan dan oleh siapa? Apakah memanfaatkan jasa ahli dari luar? Pada hal apa saran-sarannya terutama ditujukan?

3.       Apakah perencanaan dan evaluasi berkaitan? Bagaimana hasil evaluasi berjalan digunakan pada perencanaan jangka-panjang?